8 tips voor gevalideerd gebruik van Excel-spreadsheets

1. Betrokkenheid

Betrek de spreadsheet gebruikers bij het gehele proces van het ontwerp tot validatie. Zij weten welk ontwerp de beste ondersteuning biedt aan het bedrijfsproces. De gebruikers begrijpen ook de intentie van de berekening. Voor hen is het eenvoudiger te verifiëren of formules juist zijn geprogrammeerd.

2. Ontwikkeling

Definieer voor de ontwerpfase eerst de eisen en functionele specificaties. Beperk hierbij het gebruik van meerdere gescheiden werkbladen in een Excel-werkmap; het refereren van waarden buiten het werkblad is lastig te valideren. Voeg bij het gebruik van macro’s de uitleg daarvan toe.

3. Validatie

Baseer de validatie op wat de spreadsheet doet en wat is wel of niet toegestaan bij het gebruik ervan. Je valideert niet Excel, je valideert het gebruik. Als er macro’s zijn gebruikt, dan is de code review onderdeel van de validatie. Een slager keurt niet zijn eigen vlees, dus een tweede persoon voert de validatie uit. De functionaliteit toon je aan door van de validatie objectief bewijs te leveren.

4. Beveiliging

Pas wachtwoordbeveiliging toe, zo voorkom je dat de gebruiker de functionaliteit van een spreadsheet wijzigt. Denk hierbij aan de beveiliging van de cellen in het individuele werkblad, de spreadsheet zelf (de werkmap) en eventuele grafieken.

5. Versiebeheer

Beheer elke gevalideerde spreadsheet als een document. Versiebeheer, ingangsdatum en een overzicht zijn hiervan onderdeel.

6. Handleiding

Voor een juist gebruik heeft iedere spreadsheet een handleiding. Dit kan in de spreadsheet zelf of als een losstaand document.

7. Wijziging

Besef dat een wijziging in een spreadsheet eerst traceerbaar gevalideerd moeten worden, vóór ingebruikname. Je kunt je beperken tot de gewijzigde functie en natuurlijk een controle of de wachtwoordbeveiliging opnieuw is geactiveerd.

8. Archivering

Bewaar de spreadsheets zó, dat ze binnen de door jouw organisatie afgesproken bewaartermijn opvraagbaar en leesbaar zijn. Let er bij digitale archivering op dat de versie van Excel waarin de spreadsheet is opgeslagen ook nog voorhanden is, zodat de data integer blijft.

Meer weten over validatie van Excel spreadsheets? Kom dan naar onze training:

CURSUS | VALIDATIE VAN EXCEL SPREADSHEETS IN LABORATORIA