De 7 succesregels bij een interne audit
Checklist voor een interne audit
Maak knelpunten op een onafhankelijke wijze inzichtelijk met een interne audit. Zo creëer jij inzicht waarmee een laboratorium de stappen in de juiste richting neemt. Behandel deze succesregels als een checklist en vink voor een geslaagde interne audit de stappen in deze checklist af.
1️⃣ Bereid de interne audit goed voor
Goede voorbereiding is het halve werk. Weet bij een interne audit van tevoren goed wat de audit precies inhoudt. Wat is het doel, het onderwerp en de inhoud van de processen? Denk ook alvast na over welke auditmethoden je wil toepassen. Lees verder het vorige auditrapport goed door.
2️⃣ Audit het proces, niet de mensen
Houd altijd in je achterhoofd dat je er bent om een (deel)proces te auditen en niet de medewerkers die de processen uitvoeren. Voorkom dat je een functioneringsgesprek voert en vel geen oordeel over deze mensen, maar kijk feitelijk naar het proces.
3️⃣ Kijk naar wat mensen doen en niet wat mensen zeggen dat ze doen
Meningen zijn subjectief. Ga daarom niet altijd uit van wat iemand zegt. Diegene kan een vertekend beeld hebben van de werkelijkheid en bijvoorbeeld denken dat een proces er heel anders uitziet. Achterhaal de feiten en onderzoek de waarheid.
4️⃣ Sta open voor alternatieven
Mensen zijn gewoontedieren, maar het loont om buiten de gebaande paden te lopen. Stop creativiteit in je interne audit en zie hoe deze aanpak andere deuren opent.
Moet je bijvoorbeeld wel een sticker op apparatuur plakken waar de kalibratiestatus op staat? Of is het niet veel duidelijker om gewoon gekleurde kaartjes op te hangen, waarbij groen betekent dat je apparatuur mag gebruiken en rood niet. In een Excel-overzicht vind je de overige informatie van kalibratiestatus terug. Dat leest een stuk makkelijker dan stickers.
5️⃣ Stel de juiste vragen
Je hoeft geen geharde journalist te zijn met vlijmscherpe vragen klaar op papier, maar als interne auditor wil je wel de juiste vragen formuleren. De belangrijkste tip: stel open vragen en vul het antwoord niet voor de ander in. Vraag daarna goed door en zorg dat je bewijsmateriaal hebt waar je je bevindingen op baseert.
6️⃣ Zorg dat bevindingen geaccepteerd worden
De proceseigenaar moet met jouw bevindingen aan de slag. Zorg er dan ook voor dat je feitelijk conclusies trekt en dat die herkend of geaccepteerd worden door de organisatie. Zo creëer je draagvlak in de organisatie en wordt er daadwerkelijk iets met jouw bevindingen gedaan.
7️⃣ Rapporteer direct
Niet iedereen heeft een olifantengeheugen of fotografisch geheugen. Herinneringen sneuvelen dan ook als sneeuw voor de zon. Zorg er daarom voor dat je je auditrapportage snel uitwerkt en beschikbaar stelt. Zo ben je bovendien ook sneller klaar.
Ontdek alle aspecten van de interne audit
De 7 succesregels bij een interne audit dienen als een basis, maar er komt nog veel meer bij kijken. Zo wil je integer handelen, kritisch en toegankelijk zijn en over de juiste interviewskills beschikken. De cursus ‘Interne audit’ behandelt alle aspecten en stoomt je klaar voor het vak.
