Om echt tot de grondoorzaak te komen bij de 4-O-systematiek, gebruik je 5x waarom. Minimaal vijf keer stel je een ‘waarom’ vraag op een antwoord.

Omdat je door steeds door te vragen sneller tot de grondoorzaak komt van de afwijking. En pas wanneer je tot de grondoorzaak komt, kun je een goede oplossing formuleren.

Omdat je vaak in eerste instantie een oppervlakkig antwoord geeft. Waarom levert een collega geen goed werk? Omdat die de werkwijze niet goed kent. Daar ligt natuurlijk wat aan ten grondslag. Hoe vaker je ‘waarom’ vraagt, hoe dieper je op het probleem inzoomt.

Als je vaak genoeg ‘waarom’ vraagt, kom je uiteindelijk bij de finishlijn: de grondoorzaak van de afwijking. Waarom levert een collega geen goed werk? Omdat die nooit goed de werkwijze uitgelegd kreeg. De oplossing: een betere uitleg van processen. De laatste ‘waarom’ vraag, geeft vaak al de oplossing.

Gemiddeld heb je vijf vragen nodig om tot de kern te komen. Soms is dat iets meer of iets minder. Maar probeer je zeker de vijf vragen te halen, dan blijf je niet hangen in oppervlakkigheden en ben je dichter op de kern. Loop je eerder al tegen een oplossend antwoord aan? Dan ben je er misschien al bij vier ‘waarom’ vragen.

Als je alleen de 5x ‘waarom’ vragen toepast, loop je sneller vast. Omdat je soms de reden niet weet. Of omdat je een open blik nodig hebt. Haak bijvoorbeeld een nieuwe collega aan, die kijkt anders naar zaken dan iemand die er al jaren werkt. Zo kom je sneller tot duidelijke antwoorden en dus de grondoorzaak.