Een interne audit is een controle binnen een organisatie om de bedrijfsprocessen te evalueren. Het helpt om te zien waar de verbeterpunten zitten, zodat de organisatie efficiënter en beter kan werken. Het is meer dan een routineklus; het draait om de interactie met mensen en kan gevoelig liggen. Tijdens de audit bespreek je de dagelijkse praktijk met collega’s, wat soms kan overkomen als een beoordeling van hun werk. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces respectvol en met oog voor de menselijke kant verloopt? Hier vind je tips voor het effectief uitvoeren van een interne audit.

Wanneer je met collega’s werkt, is een persoonlijke benadering belangrijk. Behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden. Spring dus niet direct in de details van een interne audit, maar open het gesprek met een informeel praatje. Informeer naar hun werkzaamheden, de sfeer op de werkvloer, en hoe ze zich voelen. Dit vormt een goede basis voor een open dialoog.

Jouw rol tijdens de interne audit is het beoordelen van werkprocessen en procedures, niet het geven van persoonlijke meningen of advies. Daarom is het belangrijk dat je altijd een objectieve houding aanneemt. Observeer en noteer wat je waarneemt, bepaal wat in overeenstemming is met de vastgestelde procedures, en leg dit vast in het auditverslag. Dat is alles wat nodig is.

“Schrijf je altijd de reden van de test op?” Ja en nee zijn de enige twee antwoorden die je hierop kunt geven. En dat levert je tijdens het uitvoeren van de interne audit niet zoveel input op. Stel daarom open vragen. Zo ontvang je uitgebreide antwoorden met nuttige informatie van jouw gesprekspartner. Open vragen beginnen vaak met ‘wanneer’, ‘hoe’ en ‘welke’.

Stel je voor dat een audit van een andere afdeling vijf procedurele tekortkomingen in jouw team ontdekt. Als jij later een audit bij die afdeling uitvoert, laat je je niet beïnvloeden door die eerdere bevindingen. Het zoeken naar fouten om ‘gelijk te staan’ valt onder persoonlijke afrekeningen. Dit kan leiden tot een onbewuste drang om ook vijf fouten te vinden, wat de objectiviteit schaadt. Blijf onpartijdig en sta open voor wat je echt aantreft.

Een belangrijke ‘do’ voor het slagen van je interne audit is het opstellen van een rapportage die duidelijk en specifiek is. Zorg ervoor dat je bevindingen en conclusies begrijpelijk zijn voor iedereen die ze leest. Een effectieve manier om dit te verifiëren, is door je rapport te laten doorlezen door iemand anders met de vraag: ‘Kun je op basis van mijn rapportage vertellen wat ik heb getoetst tijdens deze interne audit?’. Dit helpt je te bepalen of je boodschap helder overkomt.